Hot Desking: Qué es y por qué sería parte de la "nueva normalidad"
Tenemos un nuevo término en inglés que se va a escuchar bastante en los próximos meses: Hot Desking. No tiene nada qué ver con escritorios incendiándose ni con altas temperaturas, sino a una posible forma de operar para algunas empresas después de la pandemia de Coronavirus. Aunque desde antes ya era mencionado y practicado en algunos lugares, ahora podría ser parte de la nueva normalidad.
Qué es Hot Desking
Hot Desking es un sistema de organización en oficina que permite que varios trabajadores usen una sola estación de trabajo durante diferentes periodos. Esto significa que un sólo escritorio puede ser usado varias personas tomando “turnos” dependiendo los días o las horas.
Esta idea va contrario a lo tradicional de mantener un sólo escritorio por cada miembro del personal, y puede permitir que trabajen más personas en un espacio reducido, disminuyendo así los costos. Desde los 90s había reportes de este tipo de organización de oficina, pero se fue popularizando en la nueva era, probablemente debido a los cambios y facilidades que ofrece la tecnología.
En empresas como Citi, según un reporte del Harvard Business Review, los empleados usan lockers donde guardan sus pertenencias y cuando es su turno de trabajar en la oficina toman el escritorio que quede libre o uno que haya sido asignado previamente para compartir con otra persona.
Aunque algunos aseguran que esta medida sólo llega debido a una necesidad de disminuir los costos por espacio, los que lo han implementado desde hace años afirman que este tipo de organización ayuda a que la gente se involucre más con otras personas y que se relacionen mejor con otros trabajadores. Sin embargo, esto ha sido puesto bajo discusión, especialmente cuando se habla de oficinas abiertas, o el concepto de “open offices”, similar al hot desking. De acuerdo con otro reporte del HBR, las interacciones cara a cara disminuyeron un 70% después de establecer las oficinas abiertas. El hot desking, al ser una opción similar, puede que tenga el mismo resultado.
Algo así sucedió con el home office, ya que, aunque al inicio parecía benéfico para los trabajadores, después demostró causar más estrés.
Un artículo de Forbes toma el fatalista título de que el hot desking “matará tu oficina”, señalando problemas como “tus colegas no podrán encontrar a gente clave”, lo cual se complicaría si no se conocen sus horarios de hot desking, o que “las reuniones super rápidas no pueden suceder”, sin embargo, cuando pensamos en esto en el contexto actual, post-pandemia, algunas oficinas han encontrado una forma óptima de interactuar sin que todos se encuentren en las oficinas, y aunque claro, se esperarían problemas de tener a algunos en casa y otros en la oficina, siempre habrá formas de comunicación.
Por otra parte, ese mismo artículo señala algunas excepciones en las que el hot desking podría funcionar, como una baja cantidad de trabajadores, o si todos constantemente están en la oficina. Particularmente señala a los equipos de ventas como aquellos para los que sería más óptimo usar el hot desking. Simon Constable, quien escribió el artículo, lo hizo en un contexto diferente al actual. En ese entonces lo señalaba como una señal de alerta de que las empresas que lo integran están sufriendo de forma económica. Esto sucede también actualmente, pero ahora existe un nuevo panorama de cómo se puede operar en algunos negocios de forma remota.
De igual forma, cuando se habla del hot desking se señala que, aunque los empleados más jóvenes podrían sentirse cómodos con el sistema, debido a la libertad que ofrece, aquellos que tengan más tiempo en la empresa, o los trabajadores de mayor edad lo verán como una incomodidad debido a la tradición o a una necesidad de pertenencia (como tener una oficina propia o poner objetos en un cubículo), lo cual no ofrece el hot desking.
Al momento no existen estudios que verifiquen si el hot desking puede ayudar a la productividad y a un mejor ambiente de trabajo o si hace lo contrario. Lo cierto es que en esta nueva era las empresas optarán por nuevas formas de ahorrar espacio y mantener a sus trabajadores seguros con una distancia considerable y condiciones que reafirmen el cuidado de la salud. Mientras tenemos home office, debemos saber cómo mejorar nuestro rendimiento.
Con información de GQ
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